So früh wie möglich die Betriebskosten abrechnen!

Was die äußerliche Gestaltung Ihrer Betriebskostenabrechnung anbetrifft, so wird Ihnen wohl kaum jemand Vorschriften machen, wie diese auszusehen hat. Denken Sie nur an die vielen im Handel erhältlichen Hausverwaltungsprogramme, die allein schon dafür sorgen, dass jede Betriebskostenabrechnung anders aussieht. Fakt ist: Ein paar Grundregeln sollten unbedingt beachtet werden, um sich etliche Rückfragen und auch Unannehmlichkeiten mit Ihrem Mieter zu ersparen. Im ersten Teil dieses Artikels werde ich mich daher mehr oder weniger mit der reinen Berechnung beschäftigen, während ich im weiteren Verlauf auch auf die Rechte Ihres Mieters eingehen werde. (Seitenanfang)

In Berlin ließ ein Mieter gerichtlich klären, wie denn nun eine Betriebskostenabrechnung auszusehen hat. In seiner Betriebskostenabrechnung waren lediglich die Gesamtbeträge der einzelnen Betriebskostengruppen genannt. Welche einzelnen Rechnungen nun unter dem Punkt "Gartenpflege" zusammen gerechnet worden sind, konnte er aus seiner Abrechnung nicht ersehen. Deswegen hat er diese Abrechnungsweise für falsch gehalten. Die Richter hielten dem entgegen: Eine derartige Betriebskostenabrechnung ist korrekt. Die vorhandenen Rechnungsdaten müssen nicht angegeben werden. Sie müssen nicht einmal die Einzelpositionen sämtlicher Kosten aufschlüsseln (KG Berlin, Urteil v. 28.5.1998 - 8 RE-Miet 4877/97, WM 1998, S. 474). (Seitenanfang)

Der Bundesgerichtshof hat bereits eine Entscheidung getroffen: (Urteil v. 23.11.1981 - VIII ZR 298/80). In seiner Grundsatzentscheidung fordert er, dass die Nebenkostenabrechnung für die Mieter verstehbar sein muss und ihnen die Möglichkeit eröffnet, die Abrechnung sowohl in Gedanken als auch auf dem Rechenwege nachzuvollziehen. (Seitenanfang)

Über folgende Angaben sollte Ihre Abrechnung aber schon verfügen:

Geben Sie bitte peinlichst genau darauf Acht, daß diese Mindestangaben in Ihrer Betriebskostenabrechnung enthalten sind. Wenn nicht, erreicht Ihre Nachzahlung nämlich auch keine Fälligkeit. Eine Zahlungsklage gegen den Mieter wäre dann von vornherein erfolglos! (Seitenanfang)

Es ist grundsätzlich nicht erforderlich, daß Sie eine geordnete Zusammenstellung der Einzelkosten vornehmen. Somit können Sie also alles, was der gleichen Kostenart angehört bzw. den gleichen Entstehungsgrund entspricht, addieren.

Erstellen Sie sich am besten eine Tabelle mit den einzelnen Kostengruppen der Betriebskostenverordnung (bis zum 31.12.2003 noch geregelt in der Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung),der Sie die einzelnen Rechnungen zuordnen. Sortieren Sie also z.B. den Grundsteuerbescheid von der Rechnung der Gebäudeversicherung oder der Heizung aus. Innerhalb der Betriebskostengruppen "Öffentliche Lasten", "Versicherung" und "Heizung" ist es nicht erforderlich, alle Einzelrechnungen aufzuführen. Sind also mehrere Rechnungen über Heizöllieferungen vorhanden, reicht es vollkommen aus, wenn Sie in Ihrer Abrechnung den Gesamtbetrag angeben. Was Sie allerdings nicht dürfen ist, die 17 möglichen Kostengruppen zu einer einzigen zusammenzufassen. So kann Ihr Mieter nicht nachprüfen, ob die Kosten im Ansatz und in der Berechnungsweise berechtigt sind. Aber das haben Sie sicherlich schon gewusst. (Seitenanfang)

§ 27 IIBV Betriebskosten

[Fassung ab Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche, über die Aufstellung von Betriebskosten und zur Änderung anderer Verordnungen vom 25.11.2003 S. 2346] [Inkrafttreten: 01.01.2004]

  1. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) durch das Eigentum am Grundstück (Erbbaurecht) oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Der Ermittlung der Betriebskosten ist die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) zugrunde zu legen.
  2. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers (Erbbauberechtigten), durch die Betriebskosten erspart werden, dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte.Die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.
  3. Im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau und im steuerbegünstigten oder freifinanzierten Wohnungsbau, der mit Wohnungsfürsorgemitteln gefördert worden ist, dürfen die Betriebskosten nicht in der Wirtschaftlichkeitsberechnung angesetzt werden. (Seitenanfang)

Bedenken Sie beim Erstellen Ihrer Abrechnung immer, daß sie nicht nur von Ihrem Mieter, sondern später vielleicht auch einmal von einem Richter inhaltlich überprüft wird. Dabei kommt es auch auf die Formalien an. An denen ist schon so manche Abrechnung gescheitert. Fakt ist: Ihre Betriebskostenabrechnungen braucht im Prinzip nicht unterschrieben werden. Abrechnungen ohne Unterschrift sind ebenso wirksam. Auch die müssen von Ihrem Mieter bezahlt werden (AG Schöneberg, Urteil v. 21.2.2000 - 109 C 491/99, GE 2000, S. 475). Besser ist : grundsätzlich jede Abrechnung unterschreiben! Es kann ja durchaus sein, daß ein anderer Richter anderer Meinung ist. Für Vermieter von preisgebundenem Wohnraum ist die Unterschrift unter der Abrechnung sogar ein absolutes "Muss". (Seitenanfang)

Selbstverständlich dürfen in Ihrer Betriebskostenabrechnung auch nur die Positionen auftauchen, die Sie im Mietvertrag mit Ihrem Mieter als umlagefähig vereinbart haben. Des weiteren müssen die aufgeführten Kosten, innerhalb des Abrechnungszeitraums entstanden sein. Das Rechnungsdatum ist dabei nicht ausschlaggebend. (Seitenanfang)

Weder künftige noch vergangene Kosten haben in Ihrer Abrechnung etwas verloren. Betriebskosten, die für zwei Abrechnungszeiträume entstanden sind, dürfen nur zeitanteilig in Ihre Abrechnung einbezogen werden (AG Hagen, DWW 1990, S. 211). Auch Kosten, die Sie beim Erstellen Ihrer letzten Betriebskostenabrechnung vergessen haben, dürfen Sie jetzt nicht mehr mit berücksichtigen. Der Zug ist abgefahren (AG Tübingen, WM 1991, S. 122). Es ist noch nicht ganz klar geregelt, wie Sie Kosten, die nicht jährlich, sondern nur alle paar Jahre einmal auftauchen, verrechnen dürfen. Die Gerichte sprechen hier von so genannten aperiodischen Kosten.
Ein charakteristisches Beispiel derartiger aperiodischen Kosten sind z.B. die Gebühren für den Austausch des Wasserzählers oder aber die Nacheichkosten. Diese tauchen nur alle paar Jahre auf. Zwei Möglichkeiten stehen Ihnen bei der Abrechnung zur Verfügung: Entweder Sie legen die Kosten in dem Jahr um, in dem sie angefallen sind, oder Sie splitten sie auf mehrere Jahre. (Seitenanfang)

Die Gerichte vertreten zwar die Ansicht, das Sie die Kosten auf mehrere Jahre verteilen dürfen, nur ob das für Sie auch in jedem Falle zweckmäßig ist, steht auf einem anderen Blatt. Einfacher und für alle Beteiligten nachvollziehbarer ist es aber bestimmt, wenn Sie die Kosten für das Jahr berechnen, in dem sie auch entstanden sind. Andernfalls kann es Ihnen passieren, daß Sie jedem neuen Mieter erklären müssen, wie nun gerade diese Kosten entstanden sind, was auch zu Folge hat, daß Sie sich über mehrere Jahre mit einer überflüssigen Zettelwirtschaft abplagen müssen. (Seitenanfang)

Auf folgende Urteile können Sie sich berufen, falls Sie sich doch noch dafür entscheiden sollten, die Kosten auf mehrere Jahre zu verteilen:

Erläutern Sie Ihrem Mieter die einzelnen Rechenschritte, die Sie zu Ihrem Ergebnis geführt haben, damit er Ihren Weg nachvollziehen kann. Es ist absolut erforderlich, das Ihre Abrechnung jeden einzelnen Rechenschritt kenntlich macht bzw. den Rechengang als Formel wiedergibt.
Ihm muss ersichtlich sein, wie sich die für das Mietshaus entstandenen Kosten auf die einzelnen Mieter verteilen. Steht in Ihrem Mietvertrag nichts über den Verteilungsschlüssel, müssen Sie jetzt die Kosten nach der Wohnfläche aufteilen. § 556 a BGB schreibt das vor. Lediglich eine verbrauchsabhängige Abrechnung hat Vorrang. (Seitenanfang)

§ 556 a BGB Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten

  1. Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
  2. Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.
  3. Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam. (Seitenanfang)

Machen Sie es doch einfach so:

Dividieren Sie die Kosten des Mietshauses für eine Betriebskostenposition durch die Gesamtwohnfläche. Multiplizieren Sie den errechneten Betrag mit der Wohnfläche des jeweiligen Mieters im Haus. So errechnen Sie korrekt den jeweiligen Mieteranteil.

Lassen Sie uns einmal davon ausgehen, das Ihnen in 2003 für die Treppenhausreinigung kosten in Höhe von 1.000,-- € entstanden sind. Die Gesamtwohnfläche Ihres Hauses beträgt 820 m². Ihr Mieter im 1. OG bewohnt eine 60 m² große Wohnung. Sein Anteil für die Treppenhausreinigung beträgt somit: 1.000,-- € : 820 m² x 60 m² = 73,20 €

Eine absolute Voraussetzung, um eine ordentliche Abrechnung überhaupt erstellen zu können, ist natürlich, daß Sie alle Rechnungen und Belege, die im Laufe des Jahres zusammenkommen, nach den einzelnen Betriebskostengruppen sortieren und abheften. So haben Sie dann die Möglichkeit, eine einfache Einnahmen/Überschussrechnung anzufertigen. Halten Sie sich dabei an die 17 Betriebskostengruppen der Betriebskostenverordnung (bis zum 31.12.2003 noch geregelt in der Anlage 3 in § 27 II. Berechnungsverordnung). Nach diesem Schema sind auch die meisten Abrechnungsformulare aufgebaut. (Seitenanfang)

Passen Sie auf, wenn Sie die Kosten für den Hausmeister auf Ihre Mieter umlegen. Denn ist es auch bei Ihnen üblich, daß der Hausmeister nicht nur den Rasen mäht, die Heizung überprüft und die Außenanlagen fegt, wäre es schon einmal sinnvoll, über einen pauschalen Vorwegabzug nachzudenken. Mehr und mehr Vermieter legen beispielsweise nur noch 80 % der Hausmeisterkosten auf ihre Mieter um, weil der Hausmeister auch nicht umlagefähige Aufgaben wie Wohnungsübergaben oder kleinere Reparaturen in den Mietwohnungen durchführt. Statt den Jahreskosten von z.B. 5.000,00 € legen Sie also nur 4.000,00 € auf die Mieter um. So lassen sich etwaige Beanstandungen auf geschickte Art bereits im Vorfeld vermeiden. (Seitenanfang)

Betriebskosten / Mieterrechte

Jedem dürfte heutzutage wohl klar sein, daß Sie Ihrem Mieter nicht einfach nur eine Abrechnung vorlegen können, die er zu akzeptieren hat. Nein. Ihr Mieter hat das Recht, die ihm vorgelegte Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Und das kann mitunter sehr weitreichende Folgen für Sie als Vermieter haben. Nach § 8 Abs. 4 WoBindG, § 29 Abs. 1 NMV hat der Mieter von preisgebundenem Wohnraum ein lückenloses Auskunfts- und Belegeinsichtsrecht. (Seitenanfang)

Ein solches Prüfungsrecht wird von den Gerichten auch allen anderen Mietern nach § 259 BGB zugestanden. Jedoch beschränkt auf Abrechnungsunterlagen. Liegt Ihr Wohn- oder Geschäftssitz am gleichen Ort wie das Mietobjekt, hat Ihr Mieter zu Ihnen zu kommen, um von seinem Einsichtrecht Gebrauch zu machen Fundstelle: AG Gelsenkirchen, Urteil v. 10.1.1996 - 3 a C 1154/95, WM 1996, S. 349. Liegen Büro oder Wohnung hingegen in einer ganz anderen Stadt als das Mietobjekt, ist es Ihre Aufgabe als Vermieter, Ihren Mieter in die Lage zu versetzen, die Überprüfung der Unterlagen an seinem Wohnsitz vorzunehmen. Am einfachsten ist das wohl durch eine Übersendung von Fotokopien zu bewerkstelligen, denn Ihr Mieter hat ein Anrecht darauf, daß ihm die Unterlagen am Ort des Mietobjektes vorgelegt werden. (Seitenanfang)






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